Veelgestelde vragen
Voor medewerkers, uitzendkrachten en zzp’ers
Waarom ontvang ik een mail van zorg-registers met een uitnodiging om te registreren?
Uw werk-, of opdrachtgever is een samenwerking gestart met zorg-registers. Deze samenwerking houdt in dat zorg-registers namens uw werk- of opdrachtgever de vereiste gegevens verzamelt die noodzakelijk zijn. Op zorg-registers dient u uw gegevens te registreren zodat deze gebruikt kunnen worden door uw werk-, of opdrachtgever.
Hoe kan ik mezelf registreren op zorg-registers?
Via een persoonlijke uitnodiging per e-mail afkomstig van info@zorg-registers.nl start u de registratie. Volg de stappen om een account aan te maken en start met delen van gegevens.
Indien u geen mail met uitnodiging heeft ontvangen controleer dan de spam of ongewenste mail. Niet gevonden? Neem contact op met zorg-registers via telnr. 085-3036586 of mail info@zorg-registers.nl dan mailen wij de uitnodiging graag opnieuw.
Welke gegevens moet ik registreren op mijn account?
Dit is afhankelijk van wat uw werk-, of opdrachtgever vereist voor de samenwerking. De meest voorkomende gegevens zijn o.a.: KvK nr. / BTW nr. / IBAN / persoonsgegevens / VOG / diploma / certificaten.
Mijn gegevens zijn al bekend bij mijn werk-, of opdrachtgever, moet ik registreren op zorg-registers?
Ja, ook al zijn een deel van uw gegevens bekend bij uw werk-, of opdrachtgever dan is het alsnog de bedoeling dat u zich registreert op zorg-registers en de gevraagde gegevens aanlevert. Zorg-registers verzamelt naast de reeds bekende gegevens ook aanvullende gegevens. Bovendien valideert zorg-registers deze gegevens bij originele bronnen. Zo heeft u zelf altijd toegang tot uw up-to-date en gevalideerde gegevens op uw account. Daarnaast is uw account persoonlijk, zorg-registers mag de gegevens niet bij uw werk-, of opdrachtgever opvragen en delen op uw account, u dient het zelf aan te leveren.
Wat gebeurt er als de geldigheidsdatum van een document verloopt?
U ontvangt tijdige meldingen per mail van zorg-registers vóór het verlopen van gegevens u altijd up-to-date bent.
Hoe kan ik inloggen op mijn account?
Dit kan op 2 manieren:
- Via de mail die zorg-registers heeft verzonden;
- Via de optie op onze website: Ga naar https://zorg-registers.nl/ en klik rechtsboven op de ‘Inloggen’ knop Login. U komt direct op de inlogpagina en kunt daar inloggen op uw account.
Ik heb een nieuw telefoonnummer en kan niet meer inloggen. Hoe kan ik mijn telefoonnummer wijzigen?
Stuur een e-mail naar info@zorg-registers.nl met het verzoek om uw oude telefoonnummer te wijzigen naar uw nieuwe telefoonnummer. Vermeld hierin duidelijk beide telefoonnummers.
Wij nemen vervolgens contact met u op om een verificatie uit te voeren.
Als dit succesvol is verlopen, wordt uw telefoonnummer aangepast en kunt u weer inloggen.
Mijn document wordt niet geaccepteerd, wat doe ik fout?
De VOG die u uploadt in het zorgregister moet aan een paar specificaties voldoen:
- Type document: Het moet een digitale (roze) versie zijn, geen papieren versie.
- Afgiftedatum: De afgiftedatum van uw mag niet ouder zijn dan 12 maanden.
- Screeningsprofiel: Het screeningsprofiel moet overeenkomen met het profiel benoemd in de info bullet op uw account .
- Download het document direct uit de berichtenbox van MijnOverheid en sla het daarna op uw computer of telefoon. Zo weet u zeker dat het een PDF-document Upload daarna dit bestand op uw zorg-registers account.
Wat is een aansluiting bij een erkende geschillencommissie?
Het is voor zzp’ers in de zorg wettelijk verplicht om te beschikken over een bewijs van aansluiting bij een erkende geschillencommissie. Een geschillencommissie is een onafhankelijke instantie waarnaar een patiënt of cliënt een klacht kan voorleggen als die niet naar tevredenheid is opgelost door de zorgverlener. De commissie bemiddelt en doet een onafhankelijke, bindende uitspraak in een geschil. Aansluiting borgt onpartijdige en bindende afhandeling van klachten.
Waar kan ik een geschillenregeling aanvragen?
U dient zich aan te sluiten bij een door de overheid erkende geschillencommissie in de zorg.
Bij welke erkende geschillencommissie u dient aan te sluiten hangt af van welk type zorg u verleent. Ga voor meer informatie naar de website van de overheid: https://www.geschilleninstantieszorg.nl/erkende-instanties.
Als u bent aangesloten, krijgt u een bewijs van lidmaatschap. Dit geldige bewijs kunt u vervolgens uploaden op uw zorg-registers .
Aan welke specificaties dient een VOG te voldoen?
De VOG die u uploadt in het zorgregister moet aan een paar specificaties voldoen:
- Type document: Het moet een digitale (roze) versie zijn, geen papieren versie.
- Afgiftedatum: De afgiftedatum van uw mag niet ouder zijn dan 12 maanden.
- Screeningsprofiel: Het screeningsprofiel moet overeenkomen met het profiel benoemd in de info bullet op uw account .
- Download het document direct uit de berichtenbox van MijnOverheid en sla het daarna op uw computer of telefoon. Zo weet u zeker dat het een PDF-document Upload daarna dit bestand op uw zorg-registers account.
Waar kan ik een nieuwe VOG aanvragen?
U kunt een nieuwe Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aanvragen via uw werk-, of opdrachtgever. Zij sturen u een e-mail met een link waarmee u de aanvraag online kunt afronden.
Let er goed op dat u kiest voor digitale ontvangst.
Papieren VOG’s kunnen niet worden verwerkt.
Met welke documenten kan ik een ID scan uitvoeren?
U kunt uw ID-verificatie doen met één van de volgende documenten:
- ID-kaart
- Paspoort
Let op: een rijbewijs kan niet worden gebruikt voor de ID-scan.
Waar moet ik op letten tijdens het uitvoeren van de ID scan?
Om de ID-verificatie goed te laten verlopen, let op het volgende:
- Geef toestemming voor het gebruik van de camera.
- Zorg dat u in een goed verlichte ruimte bent.
- Gebruik bij voorkeur een nieuwe of recente telefoon, want oudere telefoons ondersteunen de verificatie soms niet.
- Scan uw paspoort of identiteitskaart, geen rijbewijs. Houdt uw smartphone hierbij stil.
- Breng uw telefoon langzaam en gelijkmatig naar uw gezicht tijdens de gezichtsscan.
Zodra de ID-verificatie is voltooid, kunt u verder met het uploaden van uw gegevens in uw account. Het kan zijn dat door bijvoorbeeld het niet van uw smartphone de scan nogmaals uitgevoerd moet worden.
Zie hier de instructievideo:
Instructievideo
Mijn opdracht- of werkgever vraagt mij om te laten zien dat ik gevalideerd ben. Hoe doe ik dit?
Als u ingelogd bent, ziet u bij het menu ‘Mijn Opdrachtgevers’ een knop ‘QR-code genereren’. Als u hierop klikt wordt er een eenmalige QE-code aangemaakt die u binnen 10 minuten door iemand kan laten scannen. Hiermee krijgt deze persoon tijdelijk inzicht in of u bent gevalideerd. Nog niet gevalideerd? Lever in dat geval de missende documenten aan of neem contact op via info@zorg-registers.nl.
Voor zorgaanbieders
Waarom zouden wij samenwerken met zorg-registers? Wij hebben dit intern geregeld.
Zorg-registers biedt één centraal, onafhankelijk register, dat zorgt voor continu beschikbare en gevalideerde gegevens van zorgverleners. Wij zijn een gespecialiseerde organisatie die uw organisatie zekerheid kan geven op naleving van wetgeving binnen het verplichte juridisch kader in de gezondheidszorg. Vaak ontbreekt het organisaties aan o.a. een gedegen proces, tijd, kennis om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen, hierdoor loopt uw organisatie risico’s welke zorg-registers kan beperken. Zorg-registers ontzorgt uw organisatie.
Moet ik dit voor al mijn zorgverleners gebruiken? Wij hebben contracten met uitzend- en bemiddelingsbureaus die dit voor onze zorginstelling doen.
Het is verplicht om je te vergewissen vanuit de wet WkkgZ voor zorgprofessionals. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) heeft herhaaldelijk opgeroepen om dit niet over te laten aan uitzend- of bemiddelingsbureaus. De praktijk leert dat deze in de meeste gevallen tekortschieten.
Hoe weet ik of de gevalideerde zorgverlener ook degene is die uiteindelijk de zorg gaat verlenen?
Hiervoor hebben wij de werkvloer-module ontwikkeld. Hiermee kan iedereen met een smartphone met één druk op de knop controleren of de zorgverlener op locatie de juiste persoon is en of deze persoon ook bevoegd is om de gevraagde zorg te verlenen.
Hoe zorg ik ervoor dat mijn zorgverleners zich aanmelden bij zorg-registers?
U wordt hierin volledig ontzorgt. Wij infomeren zorgverleners met gerichte e-mailcampagnes, herinneringen en gerichte belcampagnes. Daarnaast staat er een helpdesk klaar om alle mogelijke vragen te beantwoorden.
Wat valideren jullie zoal en kunnen onze voorkeuren worden meegenomen?
Wij valideren de identiteit en bevoegdheid en typen zorgverleners. Tijdens de start van de samenwerking geven wij op basis van de geldende wet- en regelgeving en onze ervaring een advies op maat per te valideren functieprofiel. Uiteraard nemen we uw voorkeuren ook hierin mee.
Ik werk nu met ….. waarom zou ik overstappen naar jullie?
Als enige partij bieden wij een totaaloplossing aan, dus niet alleen een softwaretool die zaken automatiseert, wij zorgen ook voor de registratie, validatie én actualisatie van gegevens. Als enige signaleren wij proactief gaten in uw administratie, benaderen relaties voor het aanleveren van (resterende) gegevens en documenten, valideren deze gegevens en documenten en verrijken hiermee uw eigen bronsystemen.
Wie is verantwoordelijk voor de gegevens op het platform (en van wie zijn de gegevens)
Zorg-registers is verantwoordelijk voor de gegevens op het platform, de gegevens worden verwerkt conform de verwerkersovereenkomst. Gebruikers die gegevens uploaden gaan eerst akkoord met de gebruikersvoorwaarden. We zijn gaan veilig met gegevens om en zijn ISO27001 gecertifieerd.
Hebben jullie een koppeling met het ERP systeem waarmee wij werken?
Wij kunnen met alle gangbare systemen een koppeling verzorgen, zoals AFAS, Exact, SDB. Wij zetten dus geen nieuwe losstaande database op, maar verrijken uw eigen bronsystemen met gevalideerde gegevens en documenten.